Gestión del tiempo: claves

¡No tengo tiempo para nada!

¡No me da la vida para tanto!

Nos suenan estas frases, ¿verdad?

¿Por qué nos resulta tan complicado planificar nuestro tiempo?, vamos a ver como podemos ayudaros desde grupoVOLMAE.

Ser personas más productivas en nuestro día a día, es el objetivo al que llegaremos siguiendo algunos de los pasos que os explicamos a continuación, pero primero, tenemos que ir formulándonos las preguntas adecuadas para llegar a entender esto de la gestión del tiempo.

¿Qué es la gestión eficaz del tiempo?

La gestión del tiempo no es tener una agenda, o una planificación perfecta. En la mayoría de las ocasiones, nos encontramos con gente que tiene todo tan organizado que no puede hacer ni la mitad, pero eso sí, ¡está todo apuntado!

Por una parte, es genial ser una persona tan ordenada y cuidadosa pero, por otra, al no haber previsto bien los “tiempos”, tenemos una lista de tareas pendientes que nos amarga el día, nos satura y nos impiden lograr objetivos.

“Somos dueños de nuestra productividad en la misma medida que somos dueños de nuestro tiempo y existen una serie de técnicas que pueden ayudarnos” (M. Mancini)

¿Cómo mejoro mi gestión del tiempo?

Para poder mejorar la gestión del tiempo, primero debemos saber cuánto tiempo tenemos.

Lo ideal es que cada día podamos disponer de tiempo para todo. Lo que llamamos “tiempos de calidad”, que nos son otra cosa que

• Nuestras 8 horas de trabajo,
• Nuestras 8 horas de descanso,
• Nuestras 8 horas de “asuntos propios” (por ahora las llamaremos así).

Es difícil poder ceñirnos a las 8 horas en cada cosa, pero podemos equilibrar con mucho mimo los periodos.

Una vez tengas claro el esquema general de tiempos de los que dispones, tenemos que planificar las tareas a realizar y recuerda, la clave está en ser realistas.

Pondré un ejemplo relacionado con los y las “peques” de la casa a los que les resulta muy complicado administrar los tiempos:

• Las 8 horas de sueño son sagradas.

• Las 8 horas de trabajo se sustituyen por las horas de “Cole” o Instituto.

• Las 8 horas de “asuntos propios” son las que tenemos que organizar:

¿Qué podemos hacer? Cada día hay que destinar un tiempo a comer, a asearse, a hacer las tareas de la casa (hacer la cama, limpiar, hacer la comida, etc.) Estas tareas, que son parte esencial de nuestro día, deben tener siempre tiempos reservados, 30 minutos para desayunar, otros 30 para merendar, 1 hora para comer, otra para cenar, 1 hora para hacer las labores del hogar y verás que aún te quedan 3 horas diarias, 2 para estudiar y 1 para jugar o hacer deporte.

Si hay un problema con el estudio también puedes implementar técnicas de estudio, dirigidas a la gestión eficaz del tiempo como el POMODORO.

Algunas claves para la gestión del tiempo

Ahora veremos alguna clave de gestión eficaz del tiempo, para los y las más ocupados/as:

• Las 8 horas de sueño deben estar reservadas.

• Las horas de trabajo a veces se alargan, por esto hay que equilibrar tiempos y tareas, algunas tendrán que formar parte del horario de trabajo del fin de semana y así compatibilizar horarios. Dentro de esas horas de trabajo, recuerda que los tiempos no siempre dependen de ti, si tienes que desplazarte o dependes de otra persona, no sabemos si ella ha leído este blog, así que seguramente nos retrase el trabajo. Por eso, parte de la gestión eficaz del tiempo pasa por destinar un margen de seguridad a las actividades donde sea necesario desplazamiento o dependan de otras personas, este tiempo lo tasaremos en tiempo de cortesía y para imprevistos. Y recuerda, si dependes de que otra persona esté presente, confirma la cita el día antes o por lo menos algunas horas antes para evitar perder tiempos.

• Las horas de “asuntos propios”, a veces no son tan propios, porque son las horas de ejercer de amigo, amigas, pareja, madre, padre… Pero las contemplaremos en nuestro plan de gestión del tiempo, así se convertirán en tiempos de calidad. Haz un listado de actividades que sean realistas y no te olvides que hay asuntos propios prioritarios como destinar tiempo a las comidas (solo a comer, no hagas llamadas de trabajo mientras comes, no se adelanta tanto y además haces dos cosas mal, el comer y el atender el teléfono), también tenemos que destinar tiempo a la familia y tiempo para uno/a mismo/a, guardarnos una hora para nosotros/as al inicio o final del día, una hora para el GYM, para Yoga… en definitiva, para desconectar.

Por tanto, las claves como ves son:

• Plantear objetivos realistas.

• Si son tareas complicadas, divídelas en otras más sencillas y realizables.

• Haz las más costosas primero y mejor a primera hora de la mañana.

• Cuenta con los imprevistos.

• Si dependes de otros o tienes que desplazarte, cuenta que no todo el mundo es tan productivo como tu.

• Y, sobre todo, ¡reserva tiempo para ti! ¡eres lo más importante del plan! ¿sin ti cómo vas ha hacer lo planificado?

Y si quieres saber más o te gustaría aportar tu granito de arena a este hilo, puedes comentar y lo vemos. En grupoVOLMAE, estamos especializados en ti.

P.D.: Si tardamos un poco en responder es porque aun no es la hora de hacerlo, queremos dedicarte siempre el tiempo que mereces, un tiempo de calidad.

Andrés Samaniego

Psicólogo en prácticas del Máster en Psicología General Sanitaria en grupoVOLMAE.