No son pocos los casos que como profesionales nos encontramos de personas que cuentan que sus primeros días de trabajo en una nueva empresa fueron un desastre, bien porque no se les presentó, bien porque no se les presentó de la mejor manera. El caso es que muchas Pymes en España, y no tan Pymes, no cuidan como debieran la acogida de personal, quizá porque no le prestan la importancia que tiene, y la tiene; esto influye de forma negativa en la percepción de esa persona, que “debe buscarse la vida” las primeras semanas en su nueva empresa cual concursante de programas de telerrealidad tipo “supervivientes”, incluidas trampas, dudas o personas que intentan “hacer la cama” si son puestos de responsabilidad para los que se consideraban válidas por promoción interna. Quienes llevamos años trabajando por la implementación de políticas de gestión y dirección de personas desde el ámbito pionero de la Psicología Organizacional no paramos de sorprendernos de que no haya buenas acogidas, ni siquiera existiendo responsables de RRHH que debieran preparar con mimo los procedimientos de incorporación.
Por consiguiente, si pretendemos integrar a una persona será fundamental iniciar la retención de ese “talento” desde el minuto uno en su acogida, o nos encontraremos con un profesional que a las semanas de incorporarse se desmotivará y se pondrá a buscar trabajo, y no sin parte de razón.
Y ¿qué es eso de un “Manual de Acogida o Bienvenida”?
Lo más recomendable es tener diseñado, dentro del “Manual de Procedimiento”, un documento de acogida y salida de personal, a partir del cual se diseñe un “Manual de Acogida”, un dossier, tríptico o similar que se irá actualizando según los cambios que se vayan dando. Aunque parece obvio, y es una fase previa, haber hecho una buena selección con un perfil de competencias profesionales y personales (socio-emocionales) adecuado para el puesto que queremos cubrir, bien sea de sustitución o puesto de nueva creación, minimiza el riesgo de no superar el período de prueba o la baja voluntaria.
Pero ¿qué entendemos por ofrecer una buena acogida?
Estas serían las claves más importantes a tener en cuenta:
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Presentar a la nueva incorporación la historia de la empresa, datos genéricos, logros, política de RSC y de igualdad de oportunidades, misión, visión y valores.
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Entregar un documento por escrito que recoja las normas básicas, derechos y deberes, horarios, vacaciones y licencias, accidentes – PRL, aparcamiento, descansos, etc.
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Dejar claro el plan de desarrollo de carrera entregando un documento con el sistema retributivo acordado, los anexos de variables si los hubiera y el día de cobro habitual.
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Entregar un documento con la descripción del puesto que va a desempeñar con funciones, tareas y subtareas. Organigrama y posición de su puesto.
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Acondicionar el lugar físico o espacios donde va a desarrollar el trabajo para que el primer día no sepa ni donde ponerse.
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Tener previsto todo lo que se le va a entregar (puede ser muy variado dependiendo del puesto), por ejemplo, teléfono móvil, portátil, tarjeta de identificación personal para acceder a instalaciones, equipos de protección, herramientas, vehículo de empresa.
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El responsable directo y/o la dirección deben presentar oficialmente a la persona al resto del personal según el puesto acordado, emponderando y dando el peso necesario desde el primer día, aunque haya un período de adaptación.
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Elegir a una persona que le servirá de guía los primeros días que sea capaz de transmitir los procesos y forma de trabajar de la empresa.