La gestión del tiempo

Muchas veces nos quejamos en nuestros trabajos de la falta de tiempo para poder ejecutar nuestro trabajo diario, pero nos tenemos que dar cuenta que el tiempo es un recurso que, en muchas ocasiones, no lo aprovechamos bien, por ello muchas veces la falta o mala gestión del tiempo nos puede llevar a la ineficacia o el estrés.

Durante nuestra jornada laboral surgen situaciones imposibles de prever, tanto del exterior cómo del interior, y ese tiempo lo tenemos que restar de otras actividades que tenemos que realizar.

Existen ciertos factores de la pérdida del tiempo que tendríamos que identificar aquellos que, no guardan proporción el beneficio que puedan generar con el tiempo que se le dedica y son actividades que se tienen que ejecutar y se presentan normalmente.

El tiempo es una cuestión PERSONAL. Todos tenemos exactamente el mismo número de horas al día, pero unos las usan de una manera y otros de otra. La calidad de nuestra vida depende mucha veces de nuestra organización del tiempo y de la inversión de este. La buena gestión de del tiempo no es entablar una lucha contra el reloj, sino tener en cuenta a la persona, las necesidades, las preferencias etc.

El tiempo es un bien, que no podemos detener ni alargar, pero si controlar. Debemos analizar el tipo de tareas que realizamos dentro de una organización y cuanto tiempo empleamos en ello, con vista a optimizar el tiempo que gastamos en llevarlas a cabo y así poder gestionar nuestro tiempo.

La diversidad de tareas que llevamos a cabo todos los días implica un grado de responsabilidad, importancia y urgencia muy diferente. Esto en muchos momentos nos lleva a:

• Tener la sensación de no poder llegar a todo
• La falta de dedicación a las cosas importantes y estratégicas para la organización
• Las pérdidas del tiempo por no asignar un tiempo a cosas de menor urgencia pero no por ello menos importantes que otras.
• Trabajar en muchas veces deprisa y a contratiempo por acumulación de trabajo llevándonos trabajo a casa y así quitándonos tiempo para nuestro propio descanso.

Ahora vamos a analizar diferentes herramientas o aspectos diarios que pueden interferir en el día a día de nuestro trabajo y que si somos capaces de manejar, pueden llevarnos a una mejor utilización de nuestro tiempo en el lugar del trabajo.

EL TELÉFONO

El teléfono es un instrumento necesario para la gestión diaria de nuestro trabajo, el control sobre este medio nos hace ser más ágiles en nuestro trabajo y nos lo facilita.

Para gestionar el tiempo con eficacia hay que saber cómo podemos gestionar tanto las llamadas de recibidas cómo las emitidas.

• Haga que las llamadas que recibe que se reciben pasen antes por un filtro. Podemos establecer un horario para la recepción de llamadas, y comunicarlo a los interlocutores con los que más nos relacionamos.
• A la hora de realizar llamadas es importante priorizar, lo más importante es determinar la necesidad de las llamadas  a realizar y en segundo lugar .tener claro lo que se quiere transmitir.
• Pruebe hacer un resumen una vez realizada la llamada haciendo el hincapié en lo que se  ha transmitido para evitar la repetición de la llamada, por lo tanto las posibles perdidas a la hora de volver a realizar la llamada.
• Agrupe la mayoría de llamadas que tenga que realizar Es importante en un periodo determinado de tiempo, y priorizándolas de más urgente a menos para intentar las menores interrupciones en nuestra actividad diaria.
• Procure tanto en la recepción cómo en la emisión de nuestras llamadas, ser breve ya que  la principal causa de pérdida de tiempo es la incapacidad que tenemos en muchas ocasiones para cortar las llamadas a tiempo.
• Intente tener en cuenta que hay que saber manejar la los comunicantes y hacer notar que en muchas ocasiones tenemos prisa y no podemos seguir “colgados al teléfono”  y limitar las charlas de cortesía a lo necesario o imprescindible.
• Utilice las nuevas tecnologías en el trabajo, si utlizamos un contestador automático, desviamos las llamadas al móvil o utilizamos un teléfono inalámbrico, nos permitirán ahorrar tiempo en nuestro quehacer diario.

• Valore si puede conseguir iguales resultados por otros medios que nos ahorren tiempo y fije unos objetivos realistas y que se puedan cumplir en un tiempo razonable.
• Marque unos límites de tiempo a los diferentes asuntos que se vayan a tratar y limite la duración de las reuniones, al tiempo estrictamente necesario.
• Si usted es el que convoca  la reunión hágalo con suficiente antelación, para que todos los integrantes se den por enterados y puedan organizarse el tiempo para que esta no interrumpa su ritmo de trabajo.
• Pida que las órdenes del día a tratar en la reunión se distribuyan cómo mínimo un día antes de la reunión para que los integrantes se vayan preparando para contribuir con sus ideas y sus experiencias.
• Si la reunión se va por otros cauces, no se quede callado, formule preguntas, reoriente el tema, esto es improductivo, y si se aportan nuevas ideas a discutir apúntelas y propóngalas para la próxima reunión.
• Concrete al final de la reunión lo hablado y acordado para aprovechar al máximo el tiempo invertido, para no tener que realizar otras reuniones más tarde para volver a tocar los mismos temas.
• Si empieza la reunión a tiempo y  sigue con rigor el horario asignado tiene todas las posibilidades de acabar a tiempo. Si hay gente que necesita más información, quédese con ellos y deje  los demás que se marchen a su lugar de trabajo.

DOMINE SU ENTORNO DE TRABAJO

De un despacho salen multitud de material que utilizamos y el manejo de todo ello nos ocupa una cantidad de tiempo importante cada día, ya que pasamos tantas horas en el mismo lugar, es importante que la zona de trabajo esté limpia y ordenada, de esta forma nos concentraremos mucho mejor y ocuparemos menos tiempo en buscar ciertos documentos, materiales etc.

• La mesa es nuestro centro de trabajo, por lo tanto es el primer sitio que habría que organizar. Organice su mesa de trabajo. 
• El papeleo:  Hay que utilizar el papel, pero también hay que utilizar los soportes informáticos. Encima de la mesa tendremos los papeles necesarios para realizar las tareas en ese momento.
• Toda la información que no nos sea útil en ese momento nos dificultará el acceder a los documentos que de verdad son necesarios Cuando nos llegue un documento, debemos archivarlo en el lugar que le corresponda, para poder encontrarlo en el momento que lo podamos necesitar.
• Situar encima de la mesa lo imprescindible y de esta forma evitaremos interrumpir lo que estamos haciendo por la necesidad de buscar algo que no encontramos.
• Tenga encima de su mesa un registro de las actividades diarias que va ha realizar durante el día. Divida el día  en franjas horarias menores de una hora y anote  en cada momento aquello que se acaba de hacer en el intervalo marcado.
• El documento de registro de datos deberá ser el adecuado para sistematizar la recogida de información, de manera que sirva para realizar un posterior tratamiento y análisis con la máxima facilidad.
• Cree en su lugar de trabajo un Centro de recepción de recados, todos los recados que puedan llegar a mi mesa los coloco en un sitio fijo y me planteo que cuando tengo unos minutos libres los leo.

LAS CITAS

A lo largo del día tenemos multitud de interrupciones por parte de los demás y también las que generamos nosotros mismos. Durante nuestra jornada laboral nos pueden surgir diferentes citas internas o externas. Tenemos que plantearnos ¿es realmente necesaria? , en muchos casos tendríamos que analizar que otras formas hay para poder recibir o enviar esa información y en muchos casos o se puede realizar por teléfono, por medio de un e-mail o bien delegando en otra persona que en ese momento tiene la información o dispone de más tiempo que nosotros.

LAS COSAS INSIGNIFICANTES

Muchas veces tenemos cosas que realizar que siempre dejamos para lo último, y nunca llegamos a realizar, si realmente las analizamos podemos determinar que muchas veces no lo hacemos porque:

• No tiene una fecha límite, como no tenemos una fecha tope nadie se lo toma en serio, por lo tanto no lo realizamos,
• La fecha límite está muy lejos.
• Por miedo a las consecuencias que pueden derivarse de un buen trabajo bien hecho, es decir miedo a las consecuencias de triunfo, porque puede derivar en mayores responsabilidades.
• Por la acumulación de tareas, aveces dejamos las cosas, y al principio una no tiene mucha importancia pero poco a poco se van acumulando y van teniendo más importancia, entonces la sola ideas de tener que abordarlas nos abruma así que retrasamos el momento de la verdad es decir abarcar todas a la vez.
• Falta de motivación.